Membuat surat otomatis dengan PHP

Surat merupakan bagian yang penting dalam suatu organisasi ataupun perusahaan. Terkadang ada beberapa surat yang mempunyai format sama namun dengan tujuan atupun hal yang lain yang berbeda. Pembuatan surat pastinya harus ada ketelitian agar surat tersebut tidak salah. Kali ini admin akan membagiakan cara untuk membuat surat otomatis menggunakan bahasa pemrograman PHP. Pembuatannya sangant mudah sekali dan bisa dipraktekan untuk orang yang awam dalam pemrograman. Berikut cara pembuatannya :

Siapkan Template Surat

Pertama yang perlu disiapkan adalah template surat yang bisa dibuat dalam aplikasi word. Pada tulisan yang akan diisi otomatis gunakan tanda # untuk membedakan dengan kata yang lain, seperti gambar berikut.

Kemudian save dengan format .rtf yang merupakan format yang bisa dibaca oleh pemrograman

Membuat Tampilan Input

Selanjutnya yaitu membuat tampilan input yang berguna untuk memasukan data kedalam format surat yang tadi dibuat, kalian bisa memanfaatkan style dari bootstrap ataupun bisa membuat style sendiri agar tampilan yang dihasilkan enak dilihat kemudian, save dengan nama index.php. Contoh :

<!doctype html>
<html lang="en">

<head>
    <!-- Required meta tags -->
    <meta charset="utf-8">
    <meta name="viewport" content="width=device-width, initial-scale=1">

    <!-- Bootstrap CSS -->
    <link href="https://cdn.jsdelivr.net/npm/bootstrap@5.1.3/dist/css/bootstrap.min.css" rel="stylesheet" integrity="sha384-1BmE4kWBq78iYhFldvKuhfTAU6auU8tT94WrHftjDbrCEXSU1oBoqyl2QvZ6jIW3" crossorigin="anonymous">

    <title>Membuat Surat Otomatis</title>
</head>

<body>

    <div class="container col-lg-5 mt-3">
        <h3 class="text-center">Membuat surat otomatis menggunakan PHP</h3>
        <div class="card mt-4">
            <div class="card-body form-signin p-3">
                <form action="./proses.php" method="post">
                    <div class="form-floating">
                        <input class="form-control" type="text" name="nama" id="nama" placeholder="Masukan Nama">
                        <label class="sr-only" for="nama">Nama</label>
                    </div>
                    <div class="form-floating">
                        <input class="form-control" type="text" name="tujuan" id="tujuan" placeholder="Masukan Tujuan">
                        <label class="sr-only" for="tujuan">Penerima Surat</label>
                    </div>
                    <div class="form-floating">
                        <input class="form-control" type="text" name="nis" id="nis" placeholder="Masukan nis">
                        <label class="sr-only" for="nis">NIS</label>
                    </div>
                    <div class="form-floating">
                        <input class="form-control" type="text" name="alamat" id="alamat" placeholder="Masukan alamat">
                        <label class="sr-only" for="alamat">Alamat</label>
                    </div>
                    <button type="submit" class="btn btn-primary mt-3 w-100">Submit</button>
                </form>
            </div>
        </div>
    </div>

    <!-- Optional JavaScript; choose one of the two! -->

    <!-- Option 1: Bootstrap Bundle with Popper -->
    <script src="https://cdn.jsdelivr.net/npm/bootstrap@5.1.3/dist/js/bootstrap.bundle.min.js" integrity="sha384-ka7Sk0Gln4gmtz2MlQnikT1wXgYsOg+OMhuP+IlRH9sENBO0LRn5q+8nbTov4+1p" crossorigin="anonymous"></script>

    <!-- Option 2: Separate Popper and Bootstrap JS -->
    <!--
    <script src="https://cdn.jsdelivr.net/npm/@popperjs/core@2.10.2/dist/umd/popper.min.js" integrity="sha384-7+zCNj/IqJ95wo16oMtfsKbZ9ccEh31eOz1HGyDuCQ6wgnyJNSYdrPa03rtR1zdB" crossorigin="anonymous"></script>
    <script src="https://cdn.jsdelivr.net/npm/bootstrap@5.1.3/dist/js/bootstrap.min.js" integrity="sha384-QJHtvGhmr9XOIpI6YVutG+2QOK9T+ZnN4kzFN1RtK3zEFEIsxhlmWl5/YESvpZ13" crossorigin="anonymous"></script>
    -->
</body>

</html>

Ketika button sumbit ditekan maka data yang dituliskan akan dikirimkan ke file proses.php

Membuat File proses.php

Langkah selanjutnya yaitu membuat file proses.php dimana file ini berisi proses yang akan dijalankan oleh sistem. Berikut kode dari file proses.php.

    <?php

    $nama = $_POST['nama'];
    $tujuan = $_POST['tujuan'];
    $nis = $_POST['nis'];
    $alamat = $_POST['alamat'];
    
    
    $document = file_get_contents("./templateSurat.rtf");
    
    $document = str_replace("#penerima", $tujuan, $document);
    $document = str_replace("#NAMA", $nama, $document);
    $document = str_replace("#NIS", $nis, $document);
    $document = str_replace("#ALAMAT", $alamat, $document);
    
    header("Content-type: application/msword");
    header("Content-disposition: inline; filename=surat.doc");
    header("Content-length: " . strlen($document));
    echo $document;

Data yang dikirmkan dari form akan ditangkap dalam file proses dengan memanfaatkan variabel global $_POST yang sudah diinisiasikan lagi kedalam variabel baru, kemudian mengambil program mengambil dokumen template surat yang dimasukan kedalam variabel $document yang nanti isi dari $document akan dirubah string-nya menggunakan fungsi bawahan dari php yaitu str_replace("string yang mau dirubah", "string baru", "dokumen / string asal"). Langkah terakhir program akan membuat file baru yang otomatis didownload dengan nama surat.doc. Jangan lupa simpan dalam folder yang sama agar program dapat dijalankan. Berikut adalah tampilan surat.doc yang dibuat dari program tadi.

Tutorial kali ini sampai disitu saja selamat mencoba, semoga bermanfaat bagi pembaca dan terimakasih yang sudah berkunjung dalam blog saya jangan lupa share agar dapat bermanfaat untuk orang lain.

Membuat surat otomatis dengan PHP

Siapkan Template Surat

Membuat Tampilan Input

Membuat File proses.php

Cari Blog Ini

Social Icons

Halaman

Formulir Kontak